Commande ouverte de vente (contrat de vente)
Un contrat permet de spécifier pour un client donné, des engagements sur un article sur une période à un prix donné. Les contrats de vente sont matérialisés dans CallioAgri par des commandes ouvertes de vente.
Paramétrage
Définition de la catégorie de document
Dans un premier temps, il est nécessaire de paramétrer le type de document Commande ouverte et les utilisateurs pouvant les utiliser.
- Sélectionner l'icône du moteur de recherche
et saisir Catégorie de documents puis sélectionner le lien associé. - Cliquez sur le bouton Nouveau pour ajouter un enouveau catégorie de document ou bien cliquez sur un des champs vide d'une nouvelle ligne.
- Saisir dans le champ ID Table le nombre 36 qui correpond aux ventes.
- Choisissez commande ouverte dans le champ type de document
- En fonction de l'activité à laquelle vous voulez relier ces commandes ouvertes saisissez un code exhaustif puis une description
Note
Vous pouvez saisir autant de commande ouverte que d'activité que vous voulez encadrer
- Cochez les cases qui définiront les fonctionnalités associées à ce type de commande ouverte.
| Champs | Libellé |
|---|---|
| Enlèvement | Cochez cette case si vous autorisez les enlèvements |
| Autoriser Valider | Rend accessible le bouton Valider dans le document. |
| Autoriser valider et imprimer | Rend accessible le bouton Valider et imprimer dans le document |
| Toujours solder le reliquat | Sélectionne pour le document, l’option Solder le reliquat (Non modifiable). |
| Afficher collectif | Permet d’afficher/sélectionner le collectif parmi les collectifs supplémentaires dans l’entête du document. |
| Prix négocié interdit | Interdit, pour la catégorie de document, l’utilisation de l’option Prix négocié. |
Remplissez les autres champs selon vos besoins
Champs Libellé Code de regroupement Permet d’initialiser le champ correspondant dans le document. Code activité de prod Code activité de production par défaut pour le document (modifiable dans le document). Code réseau commercial Code réseau commercial par défaut pour le document (modifiable dans le document).
Dorénavant, la catégorie de document existe dans le système. Il est nécessaire de définir utilisateur qui y auront accès.
- Cliquez sur le bouton configuration puis Utilisateur catégorie de documents
La fenêtre de paramétrage s'ouvre alors sur votre écran.
- Remplissez les champs en fonciton du paramétrage attendu.
| Champs | Fonctions |
|---|---|
| Type | Utilisateur ou groupe utilisateurs : User, Groupe d’utilisateur. |
| Code | Code du type. |
| ID Table | N° de la table (ici 36 pour le flux vente) |
| Type de document | Type de document (ici commande ouverte) |
| Code catégorie document | Code catégorie du document. C’est l’identifiant de la catégorie de document qui sera à déterminer lors de la saisie. La liste proposée correspond aux codes définit dans la page Catégorie de documents |
| Désignation | Désignation du code catégorie. |
| Par défaut | Si ce champ est coché cette catégorie de document sera utilisée par défaut dans les flux ou les documents du champ « Type document ». Si l’option n’est pas cochée par défault l’utilisateur devra sélectionner le Code catégorie document. |
Une fois les paramétres utilisateurs de la commande ouverte paramétrées, les types de lignes accessible dans la commande ouverte doivent être aussi paramétrés.
- Cliquez sur le bouton configuration puis Lignes catégorie doc
La fenêtre de paramétrage s'ouvre alors sur votre écran.
- Remplissez les lignes en fonction des lignes dont vous autorisez l'utilisation au niveau des commandes ouvertes ventes.
| Champs | Fonctions |
|---|---|
| Type ligne | Type de ligne |
| Condition d’exécution | Permet de saisir une condition sélectionnant dans la table sélectionnée par Type ligne. Cliquez sur le champs condition d'exécution afin de d'avoir accès à la fenêtre de saisie des filtre. NOTE : la fenêtre de filtres est spécifique au type de lignes sur lesquelles vous définissez vos condition d'exécution. |
| Type contrôle | Type du contrôle |
| Rang | Permet d'organiser les différentes lignes dans la saisie des lignes de commande ouverte |
Paramétrage de contrôle sur les commandes ouvertes vente
- D'autres paramétrages peuvent être associés à l'utilisation des commandes ouvertes. La plupart de ces paramètres sont situés dans la page Paramètres CallioAgri Appro
| Localisation du paramétrage | Champ | Sélection |
|---|---|---|
| Paramètres différence quantité de vente (Cette page permet, en fonction d’un % de différence maximum, de gérer le dépassement entre la quantité livrée et la quantité commandée.) | Type de différence | Options : commande ou commande ouverte. |
| Paramètres CallioAgri Appro > Onglet "Appro vente" | Type majo. Tolérance commende ouverte vente | Utilisé dans le contrôle de dépassement de la quantité commandée d'une commande ouverte sur une période donnée. |
| Paramètres CallioAgri Appro > Onglet "Appro vente" | Date référence commande ouverte vente | Utilisé dans le contrôle de dépassement de la quantité commandée d'une commande ouverte sur une période donnée. Plusieurs options pour la date de référence : - Date commande : la date de commande est prise en référence. - Date livraison demandée : la date de livraison demandée est prise en référence. |
| Paramètres CallioAgri Appro > Onglet "Appro vente" | Tolérance date commande ouverte vente | Utilisé dans le contrôle de dépassement de la quantité commandée d'une commande ouverte sur une période donnée. Plusieurs options pour déterminer la tolérance de dépassement : - Aucune : aucune tolérance de dépassement (Message bloquant). - Confirmation : le dépassement est toléré avec un message de confirmation du dépassement. - Totale : pas de contrôle de tolérance. |
| Type conditionnement : Accessible depuis la page article, onglet CallioAgri (Champ « Type conditionnement » de l’onglet CallioAgri). | Autoriser dépassement contrat | Permet d’autoriser le dépassement de contrat (Entre commande et commande ouverte) |
| Groupe remises article | Exclure commande ouverte vente | Si ce champ est coché, la table pallier vente des remises vente sera privilégiée sur la table « Valeurs remise vente ». |
- Par ailleurs vérifiez les paramétrages de contrôles suivants pour la commande ouverte dans "Paramètres CallioAgri Appro" :
| Champ | Sélection |
|---|---|
| Date référence commande | Doit être = Date livraison demandée |
| Tolérance date commande | Doit être = Aucune |
| Période tolérance | Doit être = 0J |
Création de la commande ouverte de Vente
- Sélectionnez l'icône du moteur de recherche et saisir Commande ouverte vente puis sélectionner le lien associé. Vous pouvez aussi cliquez sur ventes appro puis Commande ouvertes sur le menu principal.
- A partir de la liste des commandes ouvertes de vente, cliquez sur le bouton Nouveau pour créer un nouveau contrat
La structure d’une commande ouverte de vente est semblable à celle de la commande de vente.
- Remplissez les champs comme dabs une commande de vente (voirCommande de vente: Livraison et facturation via Commande )
C'est sur les lignes de la commande ouverte que sont déterminées les conditions du contrat.
- Remplissez pour chaque article :
- [ ] la quantité prévue
- [ ] la date de début contrat
- [ ] la date de fin de contrat
- [ ] le Prix unitaire HT
- [ ] le Prix unitaire net (prix remisé)
- [ ] Le prix unitaire prévisionnel
- [ ] le code magasin
- Cliquez ensuite sur Lancer dans la barre d'action puis de nouveau sur lancer
Note
Les dates de début et de fin de contrat ne sont données qu’à titre indicatif. En effet, il n’y aura aucun blocage pour affecter une commande à un contrat, même pour une commande prise en dehors de la période définie.
- Cochez la case Ligne commande ouverte close lorsque vous souhaitez bloquer l'imputation sur une ligne de commande ouverte vente.
Note
Si pour un article la quantité totale du contrat n'a pas été utiliséé, un message non bloquant s'affiche. Cliquez sur ok pour fermer le message.
Création des commandes de ventes liées aux contrat
Création depuis une commande ouverte
- A partir d'une commnde ouverte de vente au préalable remplie comme mentionné ci dessus, complétez la qté à expédier avec la quantité de l'article pour lequel vous souhaitez créer une commande de vente.
- Cliquez ensuite sur le bouton Traitement puis Créer Commande.
Un message vous invitant à confirmer la transformation de votre commande cadre s'affiche sur votre écran.
- Cliquez sur Oui pour valider la transformation.
Un autre message informe alors de la création de la commande de vente (avec son numéro) à partir de la commande ouverte.
- Cliquer sur OK.
Création d'une commande de vente puis rattachement à la commande ouverte
- Créez une commande de vente selon le processus décrit dans commande via commande de vente
- Sélectionnez le client auquel est rattaché la commande ouverte.
- Sélectionnez l'article correspondant à la commande de vente.
Lorsqu’on saisit la quantité d’article à commander, CallioAgri, à partir du client et de l’article identifie qu’un ou plusieurs contrats (commandes ouvertes) peuvent être liés à cette commande. La fenêtre d’affectation s’ouvre alors.
Note
On retrouve dans cette fenêtre
[ ] Qté restante sur commande de vente : quantités non encore expédiées dans les commandes de vente,
[ ] Qté restante : Qté initiale – Qté déjà commandées.
- Séletionnez la ligne de contrat concerné puis cliquez sur OK
Le numéro de la commande ouverte apparait alors sur la ligne de la commande.
Note
- [ ] Le rattachement d’une quantité de commande de vente à une commande ouverte vient augmenter la colonne Qté restante sur commande de vente de la commande ouverte.
- [ ] De même, lors de l’expédition de la commande, la quantité expédiée vient s’ajouter aux quantités déjà expédiées dans la commande ouverte de vente
- [ ] Lors de la facturation de la la commande, la quantité facturée vient s’ajouter aux quantités déjà facturées de la commande ouverte.